Garantir a fluência da comunicação entre as equipes que compõem um projeto é um desafio para os líderes. Manter os integrantes das frentes de trabalho “na mesma página”, evitar o surgimento de boatos e garantir que todos tenham as informações necessárias para tomar as melhores decisões deve ser uma prioridade. Nem sempre as reuniões de status alcançam este objetivo completamente.
É unanimidade em projetos de diferentes naturezas e tamanhos, reclamações sobre o volume de trabalho e atrasos no cronograma. Com isso, muitas vezes os integrantes – em todos os níveis, e não apenas os líderes – relutam em convocar a equipe (mesmo que sejam dois ou três integrantes, rapidamente) para reuniões adicionais de alinhamento, além de todas as outras, de caráter mais técnico, que já são realizadas no dia a dia. Preferem, muitas vezes, enviar a demanda por e-mail. É preciso levar em conta, no entanto, o quanto uma decisão sem solução, sem “dono”, parada na caixa de entrada, ou um colaborador insatisfeito, resistente, são perigosos para o sucesso das ações planejadas.
É bom lembrar que “tudo comunica”. Então, a forma de colocar as dúvidas e sugestões durante uma reunião, a postura corporal, ou mesmo as ausências e atrasos, são mensagens que precisam ser observadas e consideradas pelos líderes e isso apenas pode ser feito quando encaramos as reuniões face a face.
É comum que, diante de uma atividade atrasada ou de um problema sem solução, alguém justifique com um “mas, eu enviei um e-mail”, dando sua participação na solução do problema como concluída. A comunicação não acontece sozinha. É preciso que os profissionais por trás dela desejem que ela seja efetiva. E isso inclui ir além dos e-mails, atas e WhatsApp.
Contra a falta de tempo, para questões que não sejam estratégicas, mas precisem de ação naquele momento, uma boa alternativa para otimizar as reuniões é realizá-las em pé, apenas com aqueles diretamente envolvidos na atividade.
Quando há equipes trabalhando fora do escritório central, os profissionais costumam reclamar de estarem esquecidos, de não receberem as comunicações de forma organizada ou de não serem ouvidos. As tecnologias já permitem as conferências online, com ótima qualidade de áudio e vídeo, mas, dentro das possibilidades do Projeto, é fundamental que eles visitem o escritório, participem de reuniões e de eventos comemorativos. Isto aumenta o sentimento de pertencimento e, consequentemente, o envolvimento no processo de mudança.
Uma boa comunicação é sinal de maturidade da equipe. A capacidade de buscar soluções e de se relacionar de forma horizontal e vertical são características que devem ser estimuladas valorizadas e reconhecidas pelos gestores como pilares fundamentais do sucesso do projeto.
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