A Fase de Preparação é onde acontece a organização do projeto, momento de entendimento sobre a mudança e de planejamento das atividades. De reconhecimento da Organização e dos recursos que farão parte do projeto, direta ou indiretamente.
Fase de pensar, planejar e apresentar a Proposta de Trabalho que se materializa no produto Plano de Trabalho GMO.
O Plano de Trabalho de Gestão de Mudanças Organizacionais é o direcionador dos conceitos e aceleradores.
É um documento construído com base nos produtos, escopo de atuação de Gestão de Mudanças Organizacionais, assim como suas premissas e definições de estratégias.
É tipicamente entregue na fase de preparação, na qual são realizados diagnósticos do impacto do projeto na organização, conferindo:
- Características da mudança e atributos organizacionais;
- Diretrizes advindas da alta administração e das lideranças do projeto;
- Cultura, estrutura organizacional e suas relações;
- Modelos de comunicação, informação e tecnologia da informação;
- Necessidades e objetivos da mudança;
- Impactos que a mudança gerará na organização;
- “Timing” e velocidade a ser impressa aos processos de mudança;
- Necessidades de capacitação de pessoas disponíveis e recursos necessários;
- Escopo do projeto e cronograma.
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No decorrer do projeto, esse produto é detalhado em planos específicos para a gestão da Comunicação e Mobilização, Mapeamento e Análise dos Impactos Organizacionais e Capacitação.
O Plano de Trabalho é composto de atividades correspondentes aos processos a seguir:
- Formar parceria com patrocinador e gerentes do projeto;
- Formar equipe de GMO;
- Elaborar diagnósticos;
- Planejar trabalho de GMO;
- Capacitar equipe de GMO e do Projeto em Gestão de Mudanças Organizacionais;
- Facilitar workshop para construção da Visão da mudança;
- Facilitar workshop para escolha do usuário-chave.
Todos os processos apresentados acima são importantes para um bom início de planejamento do trabalho de GMO, porém destacamos dois que são essenciais e apresentamos o desdobramento para vocês.
O primeiro é a formação de parceria com o Patrocinador e Gerentes do Projeto. Esse processo norteará as atividades e ações de GMO e possivelmente ganhará a devida importância e peso que necessitamos.
O desdobramento de atividades são:
- Apresentar o trabalho de GMO para o público envolvido antes do início do projeto;
- Alinhar o escopo a ser realizado pela equipe de GMO. Importante também que a equipe de GMO levante os atributos organizacionais x características da mudança;
- Nivelar expectativas: com base nas informações levantadas, consolidá-las e inserir na apresentação de GMO. Por meio de reuniões, alinhar o escopo a ser realizado;
- Validar papéis e responsabilidades de GMO;
- Obter patrocínio para inclusão das atividades de GMO no cronograma de trabalho do projeto.
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CRIANDO A VISÃO DA MUDANÇA
O outro processo que trará resultados positivos é a construção da Visão da Mudança, o que remete ao título do conteúdo deste BLOG, “Estabeleça o Propósito”. Essas são atividades para alcançarmos o modelo individual e buscarmos o engajamento dos envolvidos na mudança:
• Conscientização da Mudança;
• Construção da Visão da Mudança;
• Formação da Rede de Patrocínio.
Todo processo de mudança envolve pessoas e alguma resistência, por isso é preciso sensibilizá-las e movimentá-las em direção aos objetivos da Organização. Mas uma pessoa, isoladamente, não consegue engajar todas as pessoas de uma Organização, vencer todas as resistências, gerar resultados no curto prazo e gerenciar outras iniciativas. É necessário reunir um grupo com poder suficiente para liderar e patrocinar este processo.
Para que a gestão da mudança seja eficiente, é fundamental que as pessoas conheçam o cenário futuro, ou seja, a liderança precisa esclarecer como o futuro será diferente do presente.
Sendo assim, é necessário garantir que o máximo de pessoas possível, compreenda e aceite a visão de mudança.
Para apresentar e esclarecer o cenário futuro aos colaboradores, é importante que o patrocinador e demais lideranças definam as questões abaixo:
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É como gerar o “Cartão de Visitas” da mudança para toda a organização. Vídeos e apresentações poderão surgir deste trabalho para então apresentar continuamente à mudança a organização.
VISÃO DA MUDANÇA
No próximo conteúdo, continuaremos na fase de Preparação e falaremos sobre o Mapeamento de Stakeholders.
E lembrem de deixar o seu comentário!
Até breve!
Definir o propósito da mudança e os meios para torná-la real, bem como comunica-los, é essencial para o êxito.
Aproveitando o fim de ano e traçando um paralelo com nossa vida pessoal, é a mesma coisa ao definirmos nossas metas e propósitos para o novo ano. Quando refletimos sobre o que queremos e organizamos o que devemos fazer, as chances de sucesso são mto maiores.
Conteúdo de relevância. Parabéns a Vanusa e equipe de consultores que trabalharam na geração do post.
Outro aspecto muito importante da Fase de Preparação é que neste período começam a ser quebradas as primeiras barreiras de resistência às mudanças, iniciando pela própria equipe do projeto.
Viviane de Luca
Iniciar pelo "propósito" é fundamental, pois sem ele não é possível estabelecer a a base para a mudança.
Estabelecer o propósito da mudança e mobilizar todos os stakeholders para este propósito é a chave para uma transformação bem sucedida.